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会计新手真账实操:出纳天生老板娘

时间:2017-08-26 18:08:08  来源:  作者:

  昨天晚上逛到很晚,人累得像是散了骨架似的,早上一进办公室就看见自己桌上有个文件袋,打开一看是一张借款单和一张收据,金额8万,签名刘生。我马上想起来了,是上次老板抽资了8万,为了平账,他父亲签了个借款单和现金收据,老板签了名,并盖上了单位的公章,做得还像模像样的。我连忙拿出账簿和凭证把这笔账做了,

  借:其他应收款——刘生 80000

  贷:现金 80000

  做完过后,我又编了个企业员工借款制度。

  公司员工暂借款管理办法

  第一章 总 则

  为提高公司资金使用效益,减少资金占用,特制定本办法。

  第二章 管理范围

  暂借款是指因特殊用途的临时性借款,包括: 1. 差旅费借款; 2. 零星购物借款; 3. 其他临时性借款。

  第三章 借款程序

  1. 需借支差旅费时,应填写请款单,注明预借金额;

  2. 须经老板审核,批准方可支款;

  3. 到财务部领款;

  4. 财务部以请款单为借款依据、报销差旅费为审核依据。

  怎么样,你看我编的员工借款管理办法是不是也像模像样的,企业看起来是不是制度完善,管理是不是也很规范。在事务所混了半年,我明白了一个道理,那就是这世界上无所谓假账,之所以查出来是假账,那是因为他的各种手续不完全,漏洞百出,世上不存在真正的假账,只有被揭穿、被披露出来的才能定义为“假账”。我记得在一家咨询公司审计的时候,在装订好的会计凭证中竟然有一张发票是买高压锅的,让人哭笑不得,你想一个咨询公司,又没有职工食堂,买高压锅干什么呢?发票上的业务事实与公司的经营范围明显不符。经查询得知,这张发票是职工拿来冲账的。为了逃避个人所得税,这家公司在发放工资的时候,一部分计入工资账,一部分让职工拿发票来报销。听说,后来税务稽查人员顺藤摸瓜,最终查清这个公司偷逃税款20多万,最后公司除了补交税款外,还被罚了款,这叫偷鸡不成反蚀了把米。

  其实这种假账到处都是,但是也没必要假到这种程度,让别人想装聋作哑都不行,就算你的税务公关做得再好,这也说不过去呀。所以就算是假账也要把他当真账来做。会计人员如果缺乏这个最基本的原则,假账做出来后,而假账的支持性原始凭证、单据、合同等等资料都懒得去伪造,或者伪造得不像,就很容易查出来,这些做假账的会计除了缺乏专业技术同时也缺乏假账职业道德,不仅害了老板也害了自己。当然最好是不做假账,其实我们会计都不想做假账,做假账对我们没有任何好处,却整天担惊受怕的,但人在江湖,身不由己,会计就这命,用网络上流行的一句话说就是,我们赚的是卖白菜的钱,操的却是卖白粉的心。

  想到这里我告诉自己,我一定要时时刻刻提醒老板,让他赶快把这笔钱还上,如果拖得太久,也很容易让人怀疑。如果到时实在是还不上,借钱也要把它还上,大不了,再找另一个朋友再借出去。

  我把凭证做好后,开始登记现金日记账,并且试算了一下现金的余额,现金成-16082.8元。天啦,现金都成负数了。我才想起,取出来的80000元被“员工”借走了,而发生才费用全都是从老板兜里掏的,并不是企业支付的,我连忙拿起电话打给刘国华。

  “喂,哪位”

  “喂,是刘总吗?我是事务所的小艾,我跟你说啊,你是不是应该让你的出纳到银行去取点钱?”

  “取钱做什么?”老板一听到取钱就很警醒似的,这年头,越有钱的人越小气,越没钱的人越装大方。

  “是这样的,你上次取了80000元,被你父亲”借”走了,而你的企业又发生了很多费用,这些费用并不是用公司的钱支付的,而是你们自己的钱支付的,这样就导致我的现金账成负数了。”

  “什么我自己的钱和公司的钱呀,不都是我自己的吗?”

  “不一样的,你自己私人的钱是不能和公司的钱混在一起的,而且我建议你最好是有个出纳,不要什么账都我做。”

  “怎么?就不想为我服务了,要知道代理记账的服务费我还没付你们呢/”

  “我不是那个意思,我很高兴为你服务,但是现金日记账和银行存款日记账等出纳该做的事情最好是不要让会计做。”

  “为什么?”

  “内部牵制原则。”

  “什么原则呀?”

  “内部牵制,就是实行岗位分离,账目间相互核对,以确保正确无误的一种控制机制。”

  电话里出现了短暂的沉默,也许是我说得太专业了,他没有反应过来。

  “就是出纳会计不能是同一个人,以防止有人在账目上动手脚。”我干脆直接道破。

  “你在账目上动手脚?”他有点紧张同时又半信半疑。

  “怕吗?怕就赶快找个出纳呀。你有个出纳在制约我,我想动也动不了,知道吗?”我开玩笑地对他说。

  听到我这么说,他开始确信我没做什么,语气变得轻松起来。

  “我最近一直是在招兵买马,我让我的人事主管收集了很多人的简历,你来看看我需要招个什么样的出纳好。”

  “我?”

  “对呀,我让人事先面试一下基本素质,你面试一下他的专业知识,我最后再决定是否聘用,你明天有时间吗?”

  “我得问问所里是否给我安排了其他的任务。”我主要是想请示一下,我的任务只是代理记账,还管人家的人事吗?

  “好的,如果没什么事你就明天过来一下吧。”

  我挂了电话,赶忙去问杜老师。

  “宝珠公司说明天他们要招一出纳,让我去帮他们面试一下专业知识,你说我去还是不去?”

  “如果你明天没什么特别紧急事情就去吧,增长一下见识也好呀。”

  “我自己都还是半桶水,现在让我去面试别人,这不是五十步笑一百步,万一碰到一个经验很丰富的,我岂不是很尴尬?”

  “怕什么,你是主考官你还怕她?再说,你最近也一天到晚在企业里跑,难道你还不知道出纳是做什么的吗?我记得你昨天还审过别人的现金和银行存款呀。”

  说的也是噢,我虽然没做个出纳,但我见过呀,常言道,就算没吃过猪肉,也见过猪跑。我开始回忆我这些天审过的企业。

  我想起上个月在一家企业审计,当主管会计把所有的账面结清后,我们开始对出纳进行突击盘点,盘点完后,再与出纳的现金日记账进行核对,发现出纳的现金日记账比现金总分类账少了500元,但是出纳的现金日记账与库存实有现金一致。于是我们首先对原始凭证、记账凭证以及账簿记录进行了仔细核对,发现出纳将一笔零星收入500元现金漏记现金日记账,此时问题就出现了,账簿少记收入500,那库存现金就应该多出500元呀,那为什么库存现金为什么还能日记账一致呢?最后那个年轻的女出纳面红耳赤地从包里掏出500元。

  从这可以看出,出纳的素质很重要,人说出纳是过路财神爷,常在锅边站,哪能不沾油,常在河边走,怎能不湿鞋。千万不能受这种思想的影响,否则就是咎由自取。还有就是出纳还是应该有一定会计知识,她知道账是怎么做的,才会明白会计数据之间的勾稽关系,知道这样是很容易查出来的就不会去做了。

  还有一个小企业更搞笑,为了节约人员,财务室只有主管会计和出纳,为了提高工作效率,在分工上,出纳负责现金日记账、银行存款日记账、应收账款明细账和应付账款明细账的登记工作。之所以这样分工,据单位负责人讲,是考虑到企业银行存款的增加主要是商品销售收入,而该企业的销售又是以赊销为主,银行存款的增加就是应收账款的回收。基于同样的道理,银行存款的减少主要是采购原料款的支付,在以赊购为主要形式的情况下,银行存款的减少就是应付账款的减少。为了减少核算上凭证的传递环节,提高工作效率,就让出纳登记银行存款日记账,又登记应收应付明细账。结果这位出纳充分利用这种有利条件,大肆贪污,很长一段时间,竟然无人发觉。

  这个问题就是,我们应该清楚出纳不能兼任的职务到底有哪些?出纳不能兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账面的登记工作。

  还有就是最近检察院公布了私营企业职工侵财的七大手段。从这些手段中我们该如何帮助私企防止内贼。

  我决定所有的问题都采取案例分析的形式进行。可是杜老师看完我的题目大笑道:“你这哪是帮人招聘出纳呀,你这是帮人训练内贼呀。你想,大部分出纳并不是很懂会计,更不懂数据勾稽关系,这就很好呀,不懂就没法舞弊呀,还有你这七大手段,完全是出纳贪污的七大秘籍呀,要是碰到一个比较有天赋的,把其练到炉火纯青的地步,那还了得。”

  “那我该考他们什么呀。”

  “其实出纳的技术含量没有会计高,关键是人品和态度问题,要品行端正、认真仔细。”

  “但我还是找个经验丰富的,万一找一个只知道理论而实践却什么也不会的,那怎么向领导交差呀。”

  “找个一般般的就行了,我想宝珠公司的薪水不见得就很高,经验特丰富的人家不一定就会去,而且你也没必要找个经验丰富的,如果她经验很丰富,那你的工作就不那么好做的,因为工作经验丰富的人,阅历也相对丰富,肯定看不起你这个刚出炉的黄毛丫头,何必自找罪受。”

  “那我该找个会什么的出纳呀。”

  “我这有个出纳三字经,你背完后,就知道你的出纳应该会什么了”

  “出纳三字经?这世界上还有出纳三字经?”

  “当然,听我念啊,出纳三字经

  出纳员,很关键;静头脑,清杂念。

  业务忙,莫慌乱;情绪好,态度谦。

  取现金,当面点;高警惕,出安全。

  收现金,点两遍;辨真假,免赔款。

  支现金,先审单;内容全,要会签。

  收单据,要规范;不合规,担风险。

  账外账,甭保管;违法纪,又罚款。

  长短款,不用乱;平下心,细查点。

  借贷方,要分清;清单据,查现款。

  月凭证,要规整;张数明,金额清。

  库现金,勤查点;不压库,不挪欠。

  现金账,要记全;账款符,心坦然

  “有没有会计三字经呀?”

  “没看到,等你哪天经验丰富了,你去编一个。”

  “我,你就不要笑话我了,等我经验丰富不知道要等到何年马月,我要去研究我的出纳三字经了,不理你了。”

  回到座位上,我思考着杜老师说的话,觉得他说得很对,干嘛要找一个经验丰富的,一般般的就行了,找个态度认真的差不多了。不会可以学嘛,我也不会但我不怕,因为我身后有个智囊团。

  那我拿个什么问题考他们呢?怎样才能看出他们态度端正,认真仔细呢?我思来想去,就是不知道该考他们什么才好,后来读杜老师给了我六个题目,他说企业招聘出纳一般都考这些内容,回答正确的就可以过关。其实这些内容在书上都可以找到,关键是看她们认不认真,这不仅仅是考察她们的记忆力,还要考察态度问题,我们可不能招一个丢三纳四,马马虎虎的出纳。知识重要,态度更重要。 这六个问题是:

  1、企业一般对现金管理有哪些要求?

  2、现金的限额一般是多少?

  3、现金支票有何特点?限额是多少?填写要求?

  4、转帐支票有何特点?限额是多少?填写要求?

  5、现金支票与转帐支票有何区别?

  6、企业怎样来保管支票?有哪些要求?

  答案也要打印出来,不然的话我明天都不知道她回答得对不对,与标准答案差多少。

  一、 企业一般对现金管理有哪些要求?

  根据国家现金管理制度和结算制度的规定,企业收支的各种款项必须按照国务院颁发的《现金管理暂行条例》的规定办理,在规定的范围内使用现金。允许企业使用现金结算的范围有:

  (1)职工工资、津贴;

  (2)个人劳务报酬;

  (3)根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金;

  (4)各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出;

  (5)向个人收购农副产品和其他物资的价款;

  (6)出差人员必须随身携带的差旅费;

  (7)零星支出;

  (8)中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。

  企业在经营活动中发生的现金收入,应及时送存银行,不得直接用于支付自己的支出。企业如因特殊情况需要坐支现金的,应当事先报经开户银行审查批准,由开户银行核定坐支范围和限额。企业不得用不符合财务制度的凭证顶替库存现金,即不得“白条抵库”;不准谎报用途套取现金;不准用银行账户代其他单位和个人存入或支取现金;不准用单位收入的现金以个人名义存入储蓄;不准保留账外公款,即不得“公款私存”,不得设置“小金库”等。

  二、现金的限额一般是多少?

  库存现金的限额,由开户行根据开户单位的实际需要和距离银行远近等情况核定。其限额一般按照单位3—5天日常零星开支所需现金确定。远离银行机构或交通不便的单位可依据实际情况适当放宽,但最高不得超过15天。

  库存现金限额的计算方式一般是:

  库存现金=前一个月的平均每天支付的数额(不含每月平均工资数额)×限定天数

  三、现金支票有何特点?限额是多少?填写要求?

  (一)现金支票的特点:现金支票只能用于支取现金,它可以由存款人签发用于到银行为本单位提取现金,也可以签发给其他单位和个人用来办理结算或者委托银行代为支付现金给收款人。

  (二)每个银行限额不一样,一般现金限额是5万元。

  (三)支票填写要求:

  1、支票正面盖财务专用章和法人章(在填写金额一栏的下面),缺一不可,印泥为红色,印章必须清晰,印章模糊只能将本张支票作废,换一张重新填写重新盖章。

  2、出票日期数字必须大写。

  3、现金支票收款人写本单位名称。

  4、人民币(大写):数字大写要正确。

  5、人民币小写:最高金额的前一位空白格用“¥”字头打掉,数字填写要求完整清楚。

  6、用途:一般填写“备用金”、“差旅费”、“工资”、“劳务费”等。

  7、盖章:支票正面盖财务专用章和法人章,缺一不可,印泥为红色,印章必须清晰,印章模糊只能将本张支票作废,换一张重新填写重新盖章。

  四、转帐支票有何特点?限额是多少?填写要求?

  (一)特点

  1、无金额起点的限制;

  2、转账支票只能用于转账,不得支取现金;

  3、转账支票可以转让给其他债权人;

  4、客户签发的转账支票可直接交给收款人,由收款人到其开户银行办理转帐;

  5、付款人的开户银行和收款人的开户银行即可以是同一家专业银行,也可以是不同的专业银行;

  6、收、付款人必须在同一城区内或同一县区内的银行开立存款帐户。

  (二)转账支票最低限额为100元。

  (三)转账支票收款人写收款公司的名称,转帐支票只需要在正面盖你们公司的财务章和法人章。其它的和现金支票没有区别。

  五、现金支票与转帐支票有何区别?

  现金支票只能支取现金;转账支票是用来转账结算的,不可以支取现金。

  六、企业怎样来保管支票?有哪些要求?

  1、支票由出纳员负责购买、保管,支票密码要与支票分开存放。印鉴章由会计保管,实行严格分工和把关制度。

  2、领用支票要填写“支票领用申请表”,报主管领导批准后,经会计审核后由出纳员负责签发,出纳员要在支票上写清日期、用途、密码及规定限额。会计负责加盖印鉴,严禁签发空白支票。

  3、领用支票要填写“支票领用登记簿”。

  4、严禁签发空头支票,不准将支票借给任何单位或个人办理结算。

  5、外单位交来的支票,出纳员应及时送交银行,不得挪用、转让。

  6、对每一张银行对账单,都要由出纳员编制“银行存款余额调节表”对未达账项要及时查询处理。

  7、对作废支票,必须加盖作废戳记,并与存根一起保存。

  第二天下午,我匆匆忙忙地赶到宝珠公司,宝珠公司的办公室很大,也许所有的办公人员都在一个办公室吧,除了老总,因为我看见旁边还有几个小办公室。我站在办公室的后门边,正犹豫着该怎么进去。

  办公室里好像都是些女人,闹哄哄的。

  “你们看看,这女孩照寸照竟然穿件吊带衣。”

  “长得有点像章子怡?”

  “的确是很像,特别是那双眼睛。”

  “一双很有心机的眼睛。”

  “呵呵!呵呵!”一片笑声

  “我粗阅了一下她的简历,没什么工作经验,专业是学舞蹈的。”

  “看起来有点学舞蹈的气质,一头黑黑的长发,虽然只是一小张相片,但还是可以让人联想到她有一个好身材。”

  “你们在干什么?”一个男的从小办公室出来问道。

  “看美女”其中一个女孩半认真开玩笑地答道

  “在哪了,拿给我看看。”

  女孩把简历递给了他,他看了两眼,斜着嘴笑了笑,脸上多出一种看不懂的表情。

  我一直站在后门边一动不动,那男发现了我,朝着我问道:“请问你找谁?”

  女孩们都回过头看着我。

  “噢,我是东方会计师事务所的小艾,我找你们刘总。”

  “哦,你是艾老师呀,刘总今天有事去了,他是来叫你面试的吧。来吧,苏玲,把你面试好的简历拿给艾老师。”我被别人叫老师,觉得特别别扭,但我还是马上镇定下来,从容地走到他们身边。

  “好的,王总。”听那女孩叫他王总,我猜他可能就是王荣举,宝珠公司的股东之一。

  那个叫苏玲的女孩拿出一叠简历交给王总,王总把那叠简历连同他手上的那份一起转交了给我。

  整个下午我就一直在面试中,一个这么小小的出纳,竟然有这么多人来应聘,看来就业压力确实还不小。我把那准备好的问题一个一个地问他们,大多数都能回答得百分之五六十这个样子,好的也好不了多少差也差不到哪里去。但其中一个女孩让我刮目相看,她竟然回答得丝毫不差几乎是完全背下来的,她叫董莹,一个刚毕业不久的女孩,长相一般,给人的感觉她很踏实也很勤奋。我当时决定就她了吧。

  面试了一个下午,觉得特别累,我伸伸懒腰,拿起最后一份简历,一看照片,很漂亮,穿着吊带衫,感觉像模特,她的名字叫陈梦露。

  “下一位,陈梦露。”我叫着

  一位时髦女郎走了进来,她个子高挑,身材修长,披肩烫发,总之美女一个,让人有点自惭形秽,我下意识地整了整身上的职业套装,然后正襟危坐,开始面试。

  “请先自我介绍一下。”

  “我叫陈梦露,今年23岁,大专学历,舞蹈专业。”

  “你学舞蹈的,干嘛来应聘出纳呀。”

  “我对出纳比较感兴趣,而且我觉得我比较有潜质。”

  “那你说说你在哪些方面具备做出纳的潜质?”

  “我在各方面都具备做出纳的潜质。”

  “具体哪些方面?”

  “具体是要以后才能表现出来的。”

  “呵呵,那你说说企业一般对现金管理有哪些要求?”

  “不知道,我还没进去我怎么知道,等我进去,他有哪些要求我照办就行了。”

  “噢,那企业现金的限额一般是多少?”

  “不知道,到时老板说多少就多少喽”

  我没辙了,说:“我觉得你更适合做模特。”

  “适合做模特的也同样可以做出纳。”她笑着回答道。

  “为什么。”

  “不为什么,因为事实就这样。”

  一个星期过后,我去交接现金、银行存款日记账,一进门就看见陈梦露穿着全新的职业套装来公司正式上班了,她看起来非常像一个精明的都市白领,但她不是白领,而是这个公司的准老板娘,兼着行政及出纳,更准确地说,应该是出纳主管,因为后面还跟着一个小出纳董莹。做老板娘不需要工作经验的,因为老板娘天生就可以做出纳,如果你也长有一副老板娘的脸和身材,那这一章就可以跳过去了,完全用不着,呵呵。

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