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会计新手真账实操:会计科目表及凭证录入模板设置

时间:2017-08-03 18:08:07  来源:  作者:

  周日,外面阳光很好,广场上挤满了人,大家都在懒洋洋地晒着太阳,孩子们则在阳光下追逐嬉戏。我躲在家里画丁字型账户,汇总记账凭证,以备登记总账。客户下星期一就要报表,我不得不周末加班。人说,事务所是一个把女人当男人用,把男人当畜生用的地方,话说得固然有些夸张,但也足以说明,那是一个累人的地方。

  手机铃声响起,打开一看,楚帆来电。

  “喂。”

  “小艾,你在哪里呀。”

  “在家里。”

  “在家里干嘛。”

  “工作。”

  “工作,这大周日的,你在家做什么工作呀,要不出来吧,外面的阳光好好。”楚帆好像很高兴。

  “不行呀,我有好多工作要做。”

  电话里有一丝沉默。

  “艾娜,为什么我每次打电话给你,你总是说你在工作,你的工作真的就那么多吗?还是我让你很讨厌。”语调沮丧中带有愤怒。

  “没有啊。”

  “你总是那么若即若离的,每次我都觉得我似乎靠近了,可是每次我又觉得怎么也够不着。”

  “楚帆,我真的是在工作。”

  “噢,那你就好好工作吧。”说完,电话就挂了。

  我突然有点怅然所失,我们一直都像朋友一样地交往着,今天他似乎道破了他喜欢我,但我喜欢他吗?没有认真地想过这个问题,甚至根本就没有问过自己,每天像台机器一样运转,在数字的世界中云游。一个人的精力毕竟是有限的,这方面多了,那方面自然就少了。我想起所里的那几个干得比较好的女注册会计师,她们都离婚了,奔四的女人离婚了,在我眼里是一件很悲哀的事情,还有一个就是30多岁了还没有男朋友,我突然感到一阵恐慌,难道这就是我想要的生活?不是,要知道对于爱情我还是憧憬的,对于幸福我还是渴望的。可是,如果我现在把精力放到爱情上,那我就会幸福吗?那也不一定,如果我们最后分手了,那我岂不是什么也没有了。平衡,我想起晚晴所说的,生命要平衡,账面要平,爱情与事业也要平。可是,平衡不是一种技术,更多的是艺术。

  看着桌上的账本,我已经没有心情再做下去了。楚帆肯定觉得我骗了他, 我想打个电话去解释,可是我拨了一下,连忙又挂了,如果我这样直接向他解释,他会信吗,说不定还会以为我是此地无银三百两了,再说,就算他信了我,那岂不是说明我很在乎他。在感情方面我天生被动,对于男人,就算动心也决不动手。我冥思苦想着该怎么办,突然脑海一闪,楚帆不是学计算机的吗?让他来帮我修电脑好了,可是我怎样才能把电脑搞坏呢?但是肯定不能真正的搞坏,这电脑花了我好几千块钱了。我突然想起内存容量不够时,打开文件很容易死机 ,我上次就是这样,结果不得不更换新的内存条。想到这里,我赶快把电脑里重要文件放到网易网盘备份,然后把那个容量小的内存条拿出来,换掉。再启动,操作文件,结果还真的死机了。我高兴坏了,连忙打电话给楚帆。

  电话过了很久才接,也不知道他在干什么,还是他不想接。

  “喂。”感觉情绪不高。

  “喂。楚帆你在哪里呀?”

  “在家里,你有什么事吗?”声音有点冷,冷就冷呗,我才不管了。

  “我电脑坏了,一打文件它就死机。”我着急地说。

  “噢,怎么会死机了,你看一下主板电容坏了没有,再看一下是不是散热器散热不畅,CPU是不是超频了,还有……。”

  “主板电容在哪里呀,CPU超频是个什么东西呀。”

  “唉,那我过来吧。”

  大约半小时,门铃就响了,我连忙开门,楚帆出现在我面前,他看见了我,似乎不知道说什么才好。我装作什么都没看见,半着急半娇嗔地说:“我电脑坏了,一打文件它就死机,我快疯啦,我快疯啦。”

  “你不要着急,我来看看吧。”然后他开始帮我修电脑,到处查找原因。我则继续汇总我的记账凭证,偶尔用余光瞟他一眼,看着他那忙碌的样子,我心里偷乐。我突然觉得自己有点不厚道,搞这种恶作剧,但转念一想,给他点事情做做也好,免得他在家里胡思乱想,劳神伤肺。

  “我觉得是不是你的内存条容量小了呀。”过了好久,楚帆抬头对我说。

  “我不知道噢。”

  “要去买个内存条来试试。”

  “噢,那我等会去买吧。”

  楚帆看着我那忙乱的样子,说:“你先忙吧,我去买好了,好像楼下就有。”

  “不用,不用。”我差点想告诉他我有内存条,可是一说,不就穿帮了吗?

  楚帆以为我是客套,连忙说:“我去买吧,你看你忙的。”说完,就出去了。

  不一会儿,就回来了,换上内存条,电脑就好了。

  楚帆看着我一直在画那丁字型账户,还拿着计算器算过来算过去的。

  “你到底在画什么呀?”

  “丁字型账户。”

  “画这个干什么呀?”

  “汇总记账凭证。”

  “什么意思呀?”

  “就是做账啦,做账用得着这么画来画去吗?你们做账不是在账本上写来写去吗?”

  “因为我们要汇总记账凭证?”

  “汇总记账凭证?”

  “对呀,你知道企业发生了很多经济业务,就会有很多单据,我们就根据这些单据,借借贷贷的,做记账凭证,做完过后,我们就要登记明细账,明细账说白了就是抄,根据记账凭证和后面的单据的相关信息抄到明细账上,抄完后我要登记总账,总账就是汇总,就是把记账凭证的相关科目的金额汇总,汇总过后就填到总账上,最后就是报表,报表就是在总账的基础上进一步汇总。有的两个科目的金额合计起来填到报表上,有的是三个等等,而我现在做的就是记账凭证的相关科目的金额汇总。用丁字型账户一个一个科目借贷方金额抄过来,再借贷方金额合计。”

  “我觉得你完全可以不这么汇总,我看到过很多财务软件都是用直接录入记账凭证,系统用程序自动汇总。”

  “我又没有财务软件,你帮我写个行不?”

  “其实汇总在EXCEL中也可以的呀,并不要财务软件呀。”

  “怎么做?”

  “首先你要设置一个会计凭证录入模板。”

  “我不会。”

  “你不会,我教你。”

  楚帆打开我的电脑,说:“你用的还是EXCEL2007呢?”

  “对呀。”

  “怎么搞的呀。”

  “人家在网上帮我搞了个序列号,我就顺利安装了。具体怎么搞的,我也不知道。”

  “嗯,那就更好了,EXCEL2007功能更强大。我现在演示,你看着哦。”

  “噢。”

  “首先,你先新建一个EXCEL表,然后把会计科目抄写上去。”

  “一个一个抄,那还不累死了。”

  “怎么那么笨啦,你随便找一个会计科目表,复制粘贴不就行啦。”

  “那也是。”

  说完,楚帆就在网上找了一个小企业会计制度的会计科目表,按照他设置的格式复制粘贴。这步很简单,就是打开一个表,输入文字,会打字的人都会。

   如图

  “为什么要初始余额呢?”

  “你想你这个月的账已经做完了,那你下个月才开始用EXCEL,那这个月的余额肯定要录入呀,这和财务软件上线前要初始化一样呀。”

  “然后呢?”

  “会计科目表建立好了,你就可以建立一个凭证录入模板,模板的样式就借鉴你的凭证模板,先在EXCEL中的sheet2中(EXCEL新建后一般有三个表)照着你的凭证样式,设计这么一个格式。然后把sheet2重新命名为记账凭证。”

  我们已经有以下两张表了,接下来我们来定义名称。

  “什么是定义名称?”

  “定义名称是EXCEL的一个功能,它可以把你选中的东西用一个名称代替,比如你把我们会计科目表中的所有科目用一个名字代替,后面引用的时候,你只要引用这个名称,它就引用了所有的科目,就相当于一个集合了。”

  “那这一步是为后面准备的啰。”

  “当然”

  “点击公式菜单中的定义名称,出来一个对话框,在名称那栏输入一个名字,叫什么呀,要不叫ELLA吧。”

  “叫什么ELLA呀,直接叫会计科目不就行了。”

  “会计科目还要敲四个字,ELLA简单。”

  “图简单?那你还不如就输个A了。”

  “那也可以呀,只要你愿意。”

  “然后点击引用位置右边的小按钮,再点总账科目下的第一栏,打个冒号,再点击总账科目下的最后一栏,得到一个范围,即选择总账科目这一栏所有的科目,回车确定,这个科集合的名字就命名好了(如图26.5所示)。”

  “我们把这个集合命名好了,用来干吗呀?”

  “用来放到凭证模板的总账科目下,以后输入凭证就不用输入科目了,你可以直接选择,像用财务软件录入科目一样。”

  “那怎么把这些科目全部放到凭证模板总账科目下呀?”

  “点击菜单数据下的按钮数据有效性(如图26.6所示)。”

  “出现一个对话框,有效条件:允许下拉框中选择序列,同时在来源下面输入ELLA,确定,这样ELLA这个科目集合就嵌到里面去了(如图26.7所示)。”

  “你看,是不是可以选择会计科目啦?”

  “真的噢。”

  “往下一拖,复制一下,总账科目下面的单元格应就可以选择科目了,做凭证的时候,就不用输入科目,直接选择了(如图26.8所示)。”

  “凭证模板就做好啦?”

  “差不多了。”

  “让我来试试。”

  “不要着急,你还要适当设计一下格式,你在日期那列输入数字的时候,选择日期形式,在金额那栏输人数字的时候,选择永远保持两位小数。”

  “这些我都知道,直接点右键,设置单元格格式,爱怎么设就怎么设。设完后,格式一刷,刷到的单元格就和它的格式一样了,不用每个都去设。”

  “看来,你在EXCEL方面不是特别烂。”

  “EXCEL的基本用法我还是知道的,但我们平时用不到它呀。让我试试输入凭证。”我随意输入了几笔分录(如图26.9所示)。

  “可是,不能打印出来直接作为凭证了,我还是要抄一遍。”

  “为什么不能打印出来呀?”

  “你看所有的凭证都在一张凭证上,怎么打印出来呀。”

  “这很简单呀,你直接点筛选,比如,你选择2号凭证,就可以出现一笔完接的凭证了(如图26. 10所示)。”

  “怎么没有合计呀,难道我得选择每笔凭证都复制一下,再去合计?”

  “噢,不用,直接在合计行中输入函数SUBTOTAL (109,Al: Al)。”

  “这是什么意思呀?”

  “SUBTOTAL合计你选择的列的金额,109是固定的,Al: Al就是你要合计的范围。比如:如图合计的范围是Gl: Gll,你选择2号凭证,它就显示合计金额为400;你选择l号,合计金额就是900。”(如图26. 11所示)

  “我突然发现这个合计好智能噢。”

  “那当然,你选哪几行,它就帮你合计哪几行,到此为止,凭证模板就完戒了。如果有明细科目,你就用同样的方法嵌进去。”

  “那接下来昵?”

  “你不是说,明细账就是一笔一笔地抄吗?”

  “可以自动生成吗?”

  “如果要自动生成,那也不是不可能的。”

  “那你也把它搞成智能呗。”

  “我就害怕,自动生成后你还要抄。”

  “为什么呀。”

  “怕你们要统一买的账簿呀。”

  “那是噢,不过也不一定噢,你看财务软件上面的账簿跟我们买的账簿也还是有点区别呀,税务局不是照样认吗?”

  “那倒是,明细账可以用宏呀,像我们写程序一样,嵌入到里面。”

  “宏?程序?”

  “对呀,VB语言。”

  “不懂,我一点都不懂,用简单点儿的吧,我喜欢简单实用的,太复杂的我也学不会。”“简单的?嗯,让我想想,咦,你不是已经把凭证录入完毕了吗?你直接筛选复制不就可以了吗?”

  “筛选复制就可以?”

  “对,我做给你看。我们先以日记账为例,日记账也是明细账的一种,我说的对吧?”

  我点了点头。

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