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会计新手真账实操:会计旅途第一步

时间:2017-09-06 18:08:08  来源:  作者:

  第二天,我又碰到了刘国华,他很急的样子,说是要找一个兼职会计,所长又找到万老师希望她能接这笔业务。事务所现在审计验资的业务很多,所以没人想去做这个,你知道,一笔小审计至少五六千,两三天就完成了,而一个兼职会计做一个月才几百块,事务所是拿提成的。万老师说很忙,不是很想接。这时所长看见了我,说:“小艾,不是可以吗?记账是一件很简单的事,万老师,你指导一下,就没问题了;好了,事情就那么定了!”从此,我就开始了代理记账的生涯。

  万老师问我会不会建账,我摇头说不会。万老师叹了口气说:“现在很多会计都不会建账;那个小刘还说,他招了好几个会计,可是一听说什么也没有,还要建账,就都不敢来了。”我站着没说话,其实这也是事实,我也是正规院校大本毕业,可是你要我单独去接,我也不敢。你也知道,在学校学了4年的会计,全是理论,老师讲了很多账簿的知识,可是一考完试,我就把学到的东西全还给他了。万老师见我有点尴尬,连忙说:“建账不像你想像的那么难,你照我说的去做,做几遍就会了;首先你要去我们财务支取些现金,买些会计用品。”

  “到财务支取现金?”

  “是呀,等到结算的时候再让所长和小刘去算吧,反正我们也帮他做不了多久,顶多两三个月;等理顺了,他自己就会招个会计。”

  “买什么呀?”

  “我给你写个清单。”说玩,万老师就唰唰地写了起来。清单上写着:

  10本会计凭证、3本收款凭证、3本付款凭证、4本转账凭证;

  现金日记账1本、银行存款日记账一本;

  数量金额式明细账2本、借方多栏式明细账1本、贷方多栏式明细账1本、借方贷方多栏式明细账1本、三栏式明细账1本;

  总分类账1本;

  资产负债表、利润表、现金流量表各1本;

  档案盒1个、胶水1瓶、订书机1个、回型针1盒。

  “好了,暂时就买这些吧!”

  “还要买什么呀?”我想要买就干脆一起买了,免得再跑腿。

  “发票、进账单、支票这些不知道小刘买了没有,到时候再说吧。噢,如果没有收付款凭证,就买10本通用记账凭证代替。”

  “通用记账凭证和收付款凭证有区别吗?”

  “通用通用,就是都可以用,不用分得那么细了。”

  “噢!”我怕自己忘,连忙在纸上打个括号,注明通用记账凭证也行。

  我本来还想问,借方多栏式明细账、贷方多栏式明细账、借方贷方多栏式明细账有什么区别,但又一想到时问店员不是更好吗;于是,到财务支取了500块钱后就直接出去买东西了。

  我从上清寺坐车到了解放碑,万老师说那里有个会计用品店。到了解放碑,我仰着头四处寻找。解放碑是重庆的商业中心,人群熙熙攘攘,商品琳琅满目,我找了好久都没找到,问了好多人,大家都说不知道。正当我垂头丧气时,突然发现街角有一个办公文具店,店门上写的经营范围包括会计用品,不过字很小,很难被人注意到。我连忙走进去,店主问我买什么,我把清单递给了她。

  不一会儿,她就给我抱了一大摞票证等物品过来。

  “点一下吧,记账凭证10本、日记账2本、明细分类账5本、总账1本,三表各1本,档案盒、胶水、订书机、回形针各一,没错吧?”

  我看了看说:“明细账是每样1本,你怎么都给我一样的呀?”

  “没有啊,我每样都给了你1本,你打开自己看看。”

  我打开一看,是好像有点不一样,可是又不知道有什么不一样,反正都是一格一格的。我也不知道对不对,又怕她忽悠我,于是就在那儿翻过来翻过去地看。

  她好像看出了我的心思,边指着账簿边说:“这是三栏式明细账,三栏,即借方、贷方、余额;这是数量金额式明细账,有数量、单价、金额;这是借方多栏式明细账,这是贷方多栏式明细账,这是借方贷方多栏式明细账。”

  我好像有点明白了,借方多栏就是借方有多栏,贷方多栏就是贷方有多栏,借贷[孙平2] 方多栏就是借方贷方都有多栏,顾名思义。我又看了一下总账,好像是多栏,于是问到:“那总账也可以叫三栏式吧?”

  “你要这样叫,也可以。”她笑了笑说。

  “那为什么明细账搞这么多种,而总账只有一种?”

  “这是会计核算的需要。三栏式明细账适用于只需登记金额的债权债务,债权债务懂吧?一般是往来账。”

  “往来账?”

  “就是应收账款、应付账款,应收、应付账款懂吧?应收:别人欠你钱,是你应该收回来的;应付:你欠别人钱,是你应该付给别人的。”

  “应收应付我知道。”我连忙点点头。她肯定以为我是搞行政的,而我其实是一个科班出身的会计呀!

  “数量金额式明细账一般用于登记原材料、库存商品,因为这些存货科目与应收应付不一样,你不仅要登记金额,还要登记数量。”

  “噢,那借方多栏式、贷方多栏式、借方贷方多栏式呢?”

  “借方多栏式主要用于费用明细账,如生产成本、制造费用、管理费用;贷方多栏式主要用于收入明细账,如主营业务收入、其他业务收入;而借方贷方多栏式一般用于应交税金(增值税)明细账、本年利润。当然,我这是根据一般的经验而谈,具体还要看企业的实际业务情况和具体核算要求;这些做多了,你就自然明白了。”

  “老师,你懂得真多。你也是学会计的,对不对?”我真诚地问道。

  “当然,我一直在企业里做会计,做了好多年了。”

  “那你怎么在这儿卖账簿呀,你今天不用上班吗?”

  “我现在是在给企业代理记账,不用每天都上班的。再说我自己的店铺也需要我经营。”

  “这店铺是你自己开的?”

  “对呀,有问题吗?”

  “没有没有,老师,你真行。那你为什么不叫会计用品店,而叫办公文具店呢?”

  “ 我以前叫会计用品店,后来我的经营范围扩大了,不仅仅是会计用品,还包括其他办公用品;我这儿还有打印复印机出租,你公司需要吗?如果需要,你就到我这儿租吧,挺便宜的,进口的、国产的都有。”

  “ 好的。” 我突然想起我们事务所办公室的打印复印一体机好像也是租的,进口的,大家都说好用,看来这生意挺有市场的。

  看她拥有一个这么大的店铺,我好生羡慕。能在解放碑这么繁华的地方拥有一个这么大的店铺,这说明经营这东西的利润还不错。一时间她成了我的榜样。我心里暗暗盘算,我也要马上学会会计,以后我也帮企业代理记账,不用每天都上班,然后也开一个店铺,自己当老板,做自己的事业。从经营会计用品到办公用品,再到打印复印机出租出售,哇,生意会越做越大,前途挺光明的。

  “你还要点儿其他的吗?”

  “不用不用了。”付完款后,我就抱着这一大摞东西回公司了。

  (表2.1至表2.6为总账、三栏式明细账、现金日记账、银行存款日记账、数量金额式明细账、应交税金(增值税)明细账的格式。)

  表2.1 总账

  表2.2 三栏式明细账

  

  表2.3 现金日记账(其实也是三栏式)

  表2.4 银行存款日记账(格式也是三栏式)

  表2.5 数量金额式明细账

  借方多栏式是借方有多栏,贷方多栏式是贷方有多栏,借方贷方多栏式是借方贷方都有多栏,下图为:借方贷方多栏式明细账。

  表2.6 应交税金(增值税)明细账

  回到所里,万老师要我开始建账了。

  她说:“我们要的第一本账就是总账,所有的会计科目都要在这里体现。”

  “所有的会计科目?你是说《企业会计准则》上所有的会计科目吗?”

  “当然不是,我说的所有的会计科目是指企业可能用到的所有会计科目,《企业会计准则》有156个科目,它适合不同行业的需要,你就一个小企业,要那么多的科目干嘛?”

  “那我该选哪一些科目呢?”

  “一般有现金、银行存款、应收账款、预付账款、其他应收账款、应付账款、预收账款、其他应付账款、原材料、库存商品、固定资产、累计折旧、无形资产、短期借款、实收资本、资本公积、盈余公积、未分配利润、主营业务收入、主营业务成本、管理费用、财务费用、销售费用等科目。把这些科目都登记在总账中,尽量多留点空白页,少了以后可以再补,科目的顺序最好是按报表的顺序来,这样以后好登记报表。然后,建立现金日记账和银行存款日记账。这两本账是每个企业都必不可少的,银行存款按不同的银行账户设明细科目,如:基本户、纳税户或者是工行、建行等。接下来就是往来账了。”

  “往来账的科目是不是应收账款、预付账款、其他应收账款、应付账款、预收账款、其他应付账款?”

  “对,有来有往的账,每个科目根据实际情况设立明细,如应收账款、预收账款按客户设明细科目,如:xxx(客户简称),应付账款、预付账款按供应商设明细科目,其他应收款各单位情况不一样,一般情况为:

  设备用金:按人员名字再设下一级明细科目;

  保证金:按收保证金的单位设下一级明细科目;

  个人借款:按借款人名字设下一级明细科目;

  其他应付款一般按大类设二级明细,如:社保、公积金等,再按人名或单位设三级明细。”

  “我怎么知道他到底有多少客户或者是供应商呀?”

  “先知道个大概,以后发生业务的时候再慢慢完善。”

  “那我以后再在里面设置可以吗?”

  “也可以,你先把封面这些填好,以后再逐渐添加也行。”

  “那是不是我所有的账本都只是把封面该填的填好就行了,以后发生业务的时候再填里面的,反正我也不知道它的业务到底有多少。”

  “当然可以,建账说白了就是你心里首先有一套账而已,对账本有个整体的认识。我们再看进销存明细账,进销存明细账主要是用来登记存货和库存商品的。”

  “是不是要用这种数量金额格式的?”

  “对,再就是固定资产明细账,折旧科目是跟着固定资产科目放在一起的。”

  “噢。”

  “其实主营业务收入、主营业务成本、销售费用我们也可以放在一起,我们称之为销售明细账;当然主营业务收入、主营业务成本、销售费用也可以单独建立明细账,如主营业务收入、主营业务成本可以按产品、区域、内外贸类设二级明细,具体要根据企业的实际业务及核算要求设置。不过,小企业的核算要求是你来定的,因为你是它唯一的会计。然后就是成本费用明细账,如管理费用它有很多明细,什么水电费、办公费,这些明细也要根据企业的核算来设置,比如,你可以设置水电费。如果老板想要知道水费、电费分别是多少,你就设一个水费,再设一个电费。费用科目是别人比较关心的,可能一会儿要按照这个标准给数据,一会儿又要按照那个标准给数据,会计就得一笔一笔地找、加,很累。如果明细科目分得好,就会减少不少工作量。”

  “噢,我明白了,以前老师老是说根据企业具体情况和核算要求设置明细,这句话我怎么也听不懂,现在我有点感觉了,我们进行账务处理就是为了给使用者提供他想要的数据,怎样正确规范、方便快速,就怎样设置,对不?”

  “你说的也没错,会计本来也是一种服务,当然,也有一定的习惯规范,可以有点改变,但是也不要天马行空。在填科目名称的账页上贴上写有该科目名称的口取纸,所有口取纸要错开,以便于查看。”

  “噢。”

  我按照万老师的嘱咐,建立了我人生中的第一套账本。

  总账一本,设有企业可能用到的所有会计科目(三栏式);

  现金日记账一本,日后逐笔登记,用来每日结余盘点现金(三栏式);

  银行存款日记账一本,也是逐笔登记银行存款,每月与银行对账单核对,月末有差异还要编制银行存款余额调节表(三栏式);

  往来明细账一本,应收应付、预收预付按客户供应商明细设置,其他应收应付以后按项目如保证金,再按人员设置,具体看企业日后的业务吧(三栏式);

  进销存明细账一本,按存货项目设置(数量金额式);

  固定资产明细账一本,按固定资产类别设置(格式:原值、折旧);

  销售明细账一本,按产品种类设置(格式:收入、成本、费用、税金、利润等放在一起);

  成本费用明细账,按成本、费用类别设置(格式:借方多栏式);

  应交税费(增值税)明细账,按应交税费的明细科目设置,如:进项税额、销项税额(格式:借方贷方多栏式);

  其他明细账一本,用来登记剩下的其他科目明细账(格式一般为三栏式)

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